3 augustus 2021

Scannen, verwerken en goedkeuren zonder moeite? Jazeker!

In the struggle for survival, the fittest win out at the expense of their rivals because they succeed in adapting themselves best to their environment. Charles Darwin.

Corona heeft digitalisering hoog op de kaart gezet. Het heeft ons gedwongen om op een andere manier na te denken over thuiswerk, vergaderingen, teamwork, …

Vanuit Vigor zijn we altijd op zoek naar een partijen die SAP B1 kunnen ondersteunen met digitalisering van onze klanten. Sap Analytics Cloud, Mariproject, ViCom, Peppol zijn hier reeds succesvolle voorbeelden van.

Het vlot verwerken van documenten voor verdere digitalisering kan daarbij niet uitblijven. We zijn uitgekomen bij een Nederlandse partner dat zijn oplossing zelf uitwerkt en ondersteund, Scansys, met hun oplossing Imagecapture. De ImageCapture software stelt je in staat om documenten te elektronisch te verwerken alsook de documenten bij te houden in een digitaal archief.

Een klein overzicht van de documentstromen die gedigitaliseerd kunnen worden binnen SAP:

  • Aankoopfacturen
  • Goederen ontvangsten
  • Onkosten vergoedingen personeelsleden
  • Algemene documenten
  • Bv: contracten, algemene post, …

Naast het inlezen van de documenten hebben ze ook een goedkeuringsflow actief staan die volledig zelf te sturen is op basis van klant/factuur informatie of je laat de keuze aan de inboeker. bv: factuur van water onder de 500 euro mag automatisch goedgekeurd worden, Factuur met afwijking tussen bestelling en factuur van groter dan 5 euro moet door de besteller goedgekeurd worden, elke factuur > 10000 euro moet door de zaakvoerder goedgekeurd worden, …

Aankoopfacturen

De grootste tijdswinst kan geboekt worden doormiddel van het digitaliseren van de aankoopfacturen. Deze documenten worden nu vaak afgedrukt, ingeboekt, in mappen bewaard en via een signataire aangeboden te validatie aan de verantwoordelijken. Een integratie met Imagecapture stelt je in staat om deze flow volledig digitaal te voeren.

Documenten worden gescand of automatisch uitgelezen uit de aankoopfacturen mailbox. De factuur kan dan binnen Imagecapture geboekt worden. Doormiddel van selecties op de PDF kan je snel en vlot meerdere lijnen inboeken en hoef je dus niet alle informatie over te typen. Wil je een bepaalde opmerking / bedrag mee opnemen hoef je het maar te selecteren op het document.

Daarnaast worden standaard controles uitgevoerd bv: BTW nummer van de klant met het BTW nummer in SAP, Rekening nummer van de klant met het rekeningnummer van SAP. Deze 2 dienen ook als basis om de klant automatisch te herkennen. Alle informatie die beschikbaar is in SAP wordt live opgehaald in Imagecapture zodat er geen syncs moeten voorzien worden tussen beide programma’s.

Types van facturen:

  • Aankoopfacturen gekoppeld aan een aankooporder
  • Aankoopfacturen van services
  • Losse goederen aankoopfacturen

Afhankelijk van het type factuur kan je nog verder gaan automatiseren. Indien aankooporder nummers or goederen ontvangst nummers herkend worden op de PDF kunnen deze automatisch afgeboekt worden. Indien niet kan je de openstaande documenten gekoppeld aan de klant selecteren om af te boeken. Service facturen van bv water, gas, telefoon die altijd 100% op 1 rekening geboekt worden zal je niet meer manueel moeten verwerken maar deze worden automatisch verwerkt en aangeboden aan de verantwoordelijken voor goedkeuring

Goederen ontvangsten

Deze flow gebeurd meestal in het magazijn doormiddel van een scanoplossing. Echter kan ImageCapture deze flow ook ondervangen. Net zoals bij de aankoopfacturen heb je hier de optie om aankoopbestellingen af te boeken.

Onkosten vergoedingen personeel en Algemene documenten.

Deze kunnen bijgehouden worden en gekoppeld aan verschillende elementen in SAP. Denk aan contracten koppelen aan klanten.


Meer items Scannen, verwerken en goedkeuren zonder moeite? Jazeker!

Inzetten voor een goed doel ... dat doet echt goed :)

Elk jaar kiest een team binnen Vigor een goed doel waar we dat jaar voor gaan. De keuze is altijd gebaseerd op een initiatief dat aansluit bij één van onze normen en waarden, maar ook nauw aan het hart ligt van één van de collega's.

4 oktober 2021

Servicedesk opvolging dankzij SAP Business One en Mariproject

Een helpdesk is technologie die een aantal kerntaken uitvoert, omdat de helpdesk als partner fungeert in de stabiliteit en groei van je bedrijf.

24 juni 2021

SAP Business One - De oplossing voor Starters !

Wij begrijpen dat u als startup/starter grote dromen en doelstellingen heeft. SAP Business One is een geïntegreerde oplossing die duidelijk inzicht geeft in uw hele bedrijf en u volledige controle geeft over ieder aspect van uw bedrijfsvoering.

23 april 2021

SAP Business One & MARIProject

De oplossing voor projectgeoriënteerde kleine en middelgrote bedrijven.

2 maart 2021

VIGOR verkozen tot SAP Business One partner van het jaar!

Het team van Vigor is trots om weer verkozen te zijn tot SAP Business One Partner van het jaar. Kom er hier alles over te weten ...

12 februari 2021

Weet met wie je zaken doet dankzij Companyweb integratie

In het veranderende bedrijfsklimaat van vandaag is het belangrijk te weten met wie je zaken doet. Deze informatie direct beschikbaar hebben binnen SAP Business One is mogelijk door een naadloze integratie met Companyweb (www.companyweb.be).

22 oktober 2020

Ondernemen is investeren …. en afschrijven.

Uw ERP zorgt ervoor dat dit correct gebeurt. Elke onderneming heeft er sowieso mee te maken: investeringen. Het kan gaan van het gebouw waarin het gevestigd is, machines, laptops voor de medewerkers tot kantoorinrichting. SAP Business One biedt echter een beter alternatief: de vaste activa module.

4 augustus 2020

Automatisch mailen, printen, archiveren, EDI-ondersteuning… ?

Documenten aanmaken, afdrukken, via email of FTP doorsturen, ASN (Advanced Shipment Notification) berichten doorsturen naar uw klanten, facturen, levernota’s, ... vergt veel handmatig werk. Fouten zijn dan ook snel gemaakt.

6 juli 2020

SAP Business One versie 10.0 – Klaar voor nieuwe tijden!

5 juni 2020

PEPPOL, de toekomst van elektronische facturatie.

11 mei 2020

SAP Business One Support - het hart van onze organisatie.

4 maart 2020

Maak van je magazijn ook een paperless omgeving : Gebruik SapScan.

14 februari 2020

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x